Por José Francisco C. da Silva, Consultor da AGR Consultores
A gestão de estoque desempenha um papel fundamental em diversas interações comerciais, afetando diretamente clientes e vendedores. Muitos de nós já experimentamos as consequências de problemas nessa área, seja em compras pessoais ou no ambiente profissional. Essas situações podem gerar impactos significativos na satisfação do cliente e no alcance de metas empresariais.
Recentemente, vivenciei uma situação que ilustra a importância de uma eficiente gestão de estoque. Ao realizar uma compra emergencial em um site, optei por pagar um valor mais elevado pelo frete para garantir a entrega no mesmo dia. Recebi a confirmação do pagamento e a notificação de que meu pedido estava em preparação, criando altas expectativas. Contudo, a decepção veio posteriormente, com um terceiro e-mail informando que o item desejado não estava mais disponível no estoque. Além da frustração pela não entrega do produto, enfrentei o desafio adicional de realizar procedimentos de estorno, nem sempre eficientes, e ir buscar alternativas em shoppings locais. Outro caso revelador foi compartilhado por uma amiga vendedora. Durante suas interações com clientes, ela negociou preços, estabeleceu prazos de entrega, registrou os pedidos e assegurou aos clientes que tudo estava encaminhado. No entanto, ao consultar o relatório de vendas no dia seguinte, constatou que mais de 10% dos pedidos enfrentaram rupturas de estoque. Essa situação gerou uma frustração dupla: a não entrega aos clientes comprometendo a confiança estabelecida e a venda de uma parte do estoque que contribuiria para atingir as metas de vendas foi dissipada.
Esses exemplos destacam a importância crítica da gestão de estoque para o sucesso empresarial e para a satisfação do cliente. Problemas nessa área não apenas afetam diretamente a experiência do consumidor, mas também impactam as metas e objetivos da empresa. Uma abordagem proativa e eficiente é essencial para minimizar rupturas, garantir a pontualidade na entrega e manter a confiança do cliente, aspectos vitais para a prosperidade e reputação de qualquer negócio. O inventário, muitas vezes percebido com temor por alguns, curiosidade por outros e até mesmo apreciação por alguns, desempenha um papel central e inegavelmente crucial no contexto empresarial. Manter um controle preciso dos produtos disponíveis, gerenciar o estoque de não vendáveis, prevenir perdas e assegurar a disponibilidade de itens essenciais são elementos fundamentais para o funcionamento eficiente de qualquer empreendimento. A precisão do estoque não apenas influencia positivamente processos como compras, formação de preço e atendimento ao cliente, mas também afeta aspectos críticos como arrolamento do estoque, controle de validade e avaliação constante da qualidade física dos produtos.
Os modelos de inventário geral, rotativo e geográfico oferecem abordagens distintas para atingir o objetivo de uma gestão eficaz. Contudo, a excelência começa com a execução precisa do processo, iniciando no recebimento fiscal, culminando na entrega ao cliente, e, em casos adversos, durante o processo de devolução.
Não existe um modelo único de contagem que se encaixe perfeitamente para todos os negócios. A escolha do modelo, seja ele geral, rotativo ou geográfico, depende das características específicas dos produtos e da eficácia do processo em manter o estoque. Essa decisão deve ser tomada de forma colegiada, envolvendo áreas cruciais como Comercial, Logística, Fiscal, Contábil, Compliance e Prevenção de Perdas, alinhando necessidades operacionais, financeiras, controle e análise do processo de inventário.
O Inventário Geral: Uma Visão Abrangente para Uma Gestão Precisa
O inventário geral, um procedimento abrangente que envolve a contagem física de todos os produtos armazenados em um determinado momento, geralmente é realizado ao final de períodos contábeis, trimestres, semestres ou anos. Sua importância reside na obtenção de uma visão precisa do estoque total da empresa, permitindo a reconciliação com os registros contábeis. Apesar de ser menos dinâmico na resolução de problemas imediatos, o inventário geral exige um planejamento preciso, consideração do custo de execução no orçamento e, inevitavelmente, a interrupção temporária das operações. Treinamento eficaz da equipe e, em alguns casos, a colaboração de empresas especializadas, são elementos essenciais para garantir o sucesso do processo.
O Inventário Rotativo: Uma Gestão Dinâmica para Operações Intensas
Diferentemente do inventário geral, o inventário rotativo envolve a contagem de partes do estoque em intervalos regulares ao longo do ano. Essa abordagem dinâmica permite identificar e corrigir discrepâncias de forma contínua, sendo particularmente eficaz em operações com movimentações intensas, onde as mercadorias são frequentemente acessadas, com alto grau de fracionamento e mix diverso, mas similar. Seu custo tende a ser menor e mais diluído ao longo do ano em comparação ao inventário geral. O sucesso dessa modalidade depende de um planejamento minucioso, criação de uma equipe dedicada, central de análise e acompanhamento, e definição criteriosa do modo de seleção de contagem.
O Inventário Geográfico: Complementando a Precisão em Estoques de Baixa Rotatividade
O inventário geográfico, uma abordagem que associa a localização física dos produtos de forma macro, atua como um complemento às modalidades anteriores, embora, por si só, não tenha a capacidade de entregar uma contagem total. Essa abordagem é particularmente útil em estoques com baixa rotatividade ou em áreas específicas, como porta paletes. O processo envolve uma análise da ocupação da posição, comum em situações em que trocas de endereços podem gerar erros duplicados. A decisão após a identificação do problema é ajustar pontualmente o erro ou contar o produto com o erro identificado em sua totalidade no estoque.
Qual o melhor modelo a ser adotado?
A escolha entre inventário geral, rotativo e geográfico dependerá das necessidades específicas de cada empresa. Muitas vezes, uma abordagem combinada, considerando as características únicas do estoque, é a chave para uma gestão eficiente. Independentemente do modelo escolhido, a integração de tecnologias modernas e a capacitação da equipe são elementos essenciais para garantir a precisão e a eficácia do inventário na gestão de estoque.
Melhores Práticas na Organização do Estoque e Preparação para Contagem
Definida a abordagem, é necessário planejar e executar o inventário, sendo a contagem de estoque de importância fundamental. Recomenda-se aqui:
1. Dividir o estoque em categorias, considerando critérios como custo, risco de segurança, giro de venda, características físicas e sazonalidade;
2. Congelar as movimentações dos itens a serem contados, seja de forma global ou localizada, é uma prática para garantir a consistência dos dados durante o processo de contagem;
3. Automatizar e integrar o inventário rotativo ao sistema de gerenciamento de estoque são etapas cruciais, assegurando atualizações em tempo real e minimizando erros manuais. A adoção de tecnologias como leitores de código de barras, QR CODE e RFID agiliza a localização do estoque, contribuindo para a eficiência operacional;
4. Agendar previamente a contagem, notificando a equipe envolvida, reduz impactos nas operações normais, enquanto a inclusão de custos no orçamento proporciona transparência financeira;
5. Manter um mapa preciso do layout do armazém e unificar registros, como código de barras ou QR CODE, simplificam a gestão e reduzem erros potenciais.
6. Contar com uma equipe especializada e dedicada, além de uma supervisão contínua do processo, permite ajustes estratégicos para otimizar a precisão do estoque. Após a contagem física, a validação das contagens e a aprovação de diferenças são práticas essenciais, exigindo regras de análise claras e a comunicação dos resultados aos interessados. Em caso de discrepâncias, uma análise aprofundada, envolvendo o time de Melhoria Contínua, é crucial para identificar as possíveis causas.
Em resumo, a preparação estratégica para a contagem de estoque é vital para uma gestão eficiente, permitindo que as empresas garantam não apenas a precisão do inventário, mas também a continuidade das operações comerciais.
Cada Movimento na Mercadoria é um Inventário em Ação!
Cada movimento na mercadoria equivale a um inventário em ação. A cada transação, a quantidade de mercadoria no estoque é alterada. Seja uma venda, diminuindo o estoque, ou uma recepção de mercadoria, aumentando-o.
Esses movimentos podem ser registrados manualmente ou por meio de um sistema de controle de estoque. Quando registrados manualmente, é crucial executá-los com precisão para evitar erros. No caso de registros por meio de um sistema, a configuração correta é fundamental para garantir a fidelidade dos produtos à indicação do sistema.
A realização periódica de inventários físicos é essencial para verificar a correção das quantidades registradas no sistema de controle de estoque. Divergências exigem identificação das causas e correções.
A Qualidade dos Movimentos de Estoque: Impacto na Acurácia e Atendimento ao Cliente
Os movimentos de mercadoria desempenham um papel fundamental no impacto direto sobre os registros financeiros da empresa, sendo que falhas nesses registros podem acarretar problemas contábeis, tais como desequilíbrios nos relatórios financeiros. Cada movimento exerce influência sobre a quantidade disponível de produtos em estoque, destacando a importância de registros precisos para manter o controle do estoque atualizado e prevenir discrepâncias. A acuracidade desses registros não apenas contribui para a identificação de extravios, mas também possibilita a correção de erros cadastrais em unidades de medida e na avaliação da qualidade do produto. Informações precisas sobre os movimentos de mercadoria se revelam vitais para a tomada de decisões estratégicas relacionadas ao estoque, abrangendo desde ajustes nas quantidades a serem adquiridas até decisões sobre promoções ou descontos. Movimentos precisos tornam-se cruciais para assegurar a disponibilidade dos produtos quando os clientes realizam pedidos, uma vez que a falta de produtos, resultante de imprecisões nos registros, pode gerar insatisfação entre os clientes e impactar negativamente a reputação da empresa.
Acurácia e Eficiência: Um Vínculo Indissociável
O inventário, embora necessário, muitas vezes se revela uma empreitada que demanda tempo, recursos e atenção minuciosa. A contagem constante de mercadorias, a reconciliação de dados e a atualização de registros são processos que consomem considerável esforço humano e técnico. Algumas empresas, em meio à correria do cotidiano e pressões para manterem-se competitivas, podem negligenciar a importância do inventário preciso, considerando-o uma tarefa burocrática e secundária.
No entanto, é preciso ressaltar que a não realização adequada do inventário pode acarretar uma série de problemas. Estoque desatualizado pode levar a falhas na previsão de demanda, resultando em excessos, faltas, prospecção negativa da imagem da empresa ou até mesmo descrença de pessoas comprometidas com a meta interna. Essa imprecisão também pode impactar diretamente na eficiência operacional, levando a atrasos em entregas, insatisfação do cliente e perda de oportunidades de venda. Além disso, problemas financeiros podem surgir, uma vez que investimentos desnecessários em estoques podem ocorrer, comprometendo a saúde financeira da empresa.
Apesar do desafio que a gestão de inventário pode representar, sua realização diligente é essencial para evitar uma cascata de complicações operacionais e financeiras. O inventário, quando bem administrado, não é apenas uma obrigação burocrática, mas sim uma ferramenta estratégica essencial na gestão empresarial. Ele proporciona dados precisos que embasam decisões estratégicas, contribuindo para a otimização de processos, a redução de custos e a maximização da eficiência operacional. Assim, a busca constante pela excelência na gestão de inventário não deve ser encarada como um fardo, mas como uma oportunidade contínua de aprimoramento e crescimento sustentável para a empresa.
